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工具 | 制定财务制度需要注意6个基本方向

2021-02-20 11:14:40  来源:3ESPACE  作者:3ESPACE    点击数量:243

原标题:NonprofitFiscal Policies & Procedures:A Template and Guide

作者:CompassPoint

 

编译/Lynn

*内容仅代表原作者观点

 

建立良好的财务制度对任何规模的非营利组织来说都很重要。于组织自己而言,清晰的财务制度是一种强有力的工具,有助于澄清作用和责任,并可以为组织决策提供准确,可靠的参考依据;另一方面,许多资助者也都会希望被资助方具有和遵守明确的财务程序,因此良好的财务制度也非常有利于非营利组织寻求优质的资助。

 

不同预算规模,人员配置和业务模式的组织所需要的财务模式会有很大不同,因此并没有适用于所有组织的“一刀切”模板。本文提供了一个适合小型组织的简单财务制度结构样板,配以一些文本样例和相关问题,可供需要设计财务制度的朋友进行参考。

 

No.1

会计

组织使用的会计程序应符合所在地的公认会计原则,以确保信息的准确性并符合外部标准。

 

a.会计基础

 

会计基础是指会计事项的记帐基础,这是组织收入和支出,费用确认的标准。对会计基础的不同选择,将决定组织取得收入和发生支出在会计期间的配比,并直接影响到组织工作业绩和财务成果。

 

制度文本样例:

  • 本组织会计工作采用权责发生制。

  • 在整个财年,费用应计入发生费用的当月。账目记录应不迟于本月结束后的x日,星期x。

  • 结账后收到的发票按当月费用计算。

  • 本应计入上一财年的所有费用均应计入,以确保年终财务报表能反映该财年发生的所有费用。年终账目不得迟于财年结束后x天内结清。

  • 收入项应记录在得到收益或捐赠的当月里。

 

b.日记账

 

日记账又称序时账,是按经济业务发生和完成时间的先后顺序进行登记的账簿。它逐日逐笔按照记账凭证(或记账凭证所附的原始凭证)进行登记。

 

需要具体考虑的问题:

  • 日记账是为哪型交易过账分录的?

  • 多久发布一次?

  • 谁负责撰写和分录?

  • 由谁审核,何时审核?

  • 如何进行批准记录?

 

c.银行对账

 

银行对账是指在每月月末,组织的出纳人员将组织银行存款日记账与开户银行发来的当月银行存款对账单进行逐笔核对,勾对已达账项,找出未达账项,并编制每月银行存款余额调节表的过程。
 

制度文本样例:

  • 所有银行对账单都应及时查阅和审核。银行对账和批准将在本月结束后x天内进行。

  • 财务/运营总监在收到所有银行对账单后,将查阅,审核并签上姓名。

  • 一经审核确认,对账单将被提交给办公室主任或相应人员进行对账。

  • 秘书长将在对账报告上签字并注明日期,以审查和批准对账报告。

  • (如果可能的话,组织里其他员工或志愿者也可以被安排定期协助对账,特别是那种性格比较认真,轻易不妥协的员工。)

 

d.月结

月结原指财务人员每月月度结账。当前在合同付款期方面使用的月结概念是指每月对当月交易标的结算一次,统一付款。

 

需要具体考虑的问题:

  • 月结工作何时结束?

  • 每月结帐的基本步骤是什么?

  • 谁负责这些每月步骤?

  • 谁监督结账并确保这些步骤完成?

e.会计档案保存

 

会计档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业资料,是记录和反映组织经济业务情况的重要史料和证据。
 

需要具体考虑的问题:

  • 你的组织可以实现什么样的文件保留制度(即特定文件保留多长时间以及在何处保存)?

  • 会计记录如何/在何处保存?(锁定文件柜,电子文件等)

  • 多久归档一次,由谁归档?

  • 财务记录存档或销毁的频率有多高?由谁负责?

 

No.2

内部控制

 

即组织采用的保障措施,以确保财务交易得到适当的授权,拨款,执行和记录。

 

a.职权范围

 

职权范围就是指自己职位范围内相应的职责和权利。

 

需要具体考虑的问题:

  • 理事会,秘书长,财务总监和其他财务人员的权力级别是什么?例如,理事会可能有权核准财务制度,并要求每年进行审查,秘书长可能有权根据核准的预算批审开支。

  • 财务制度有哪些要素(费用,预算等)需要批准,应由谁批准?

  • 何时以及如何记录批准?

  • 谁可以参与制定和批准财务制度?

  • 谁有权改变一项财务制度,制度审查和调整的频率应控制在什么范围内?

 

b.利益冲突

 

利益冲突是指专业服务领域中,委托人的利益与服务提供者本人或者与其所代表的其他利益之间存在某种形式的对抗,进而有可能导致委托人的利益受损,或者有可能带来专业服务品质的实质性下降。

 

制度文本样例:

  • 所有员工和理事会成员都应具有良好的判断力,遵守高道德标准,并以避免任何实际或潜在的利益冲突的方式行事。

  • 在进行雇用,选举或委任前,每名组织成员及理事会成员必须提供一份完整的书面通知,披露所有可能导致利益冲突的直接或间接财务利益。这份书面披露将被保存在档案中,并根据需要每年更新。

  • 组织成员和理事会成员必须披露可能造成利益冲突的拟议交易或相关决定中所涉及的任何利益。披露后,组织成员或理事会成员将不得参与相应交易或决策过程。

  • 如果对是否存在利益冲突有任何争议,则:1)秘书长应负责评估是否存在利益冲突,并采取适当的应对措施。2)理事会应负责评估秘书长或某理事会成员是否存在利益冲突,并采取适当的对策。

 

需要具体考虑的问题:

  • 对于不同身份的组织成员(理事会,秘书长,资助方,员工等),涉及组织的利益冲突包括哪些?

  • 利益冲突的后果和补救措施是什么?

  • 披露,评估冲突的流程要求是什么?

  • 如何查明和解决冲突,由谁来评估和解决?

 

c.职责分工

 

组织的财务职责应分配给多个人员,以防欺诈和错误。职责分配旨在最大限度地保护组织的资产,同时提升业务的效率。

 

需要具体考虑的问题:

  • 现金收付职能如何在不同角色间分离?

  • 相应支出的签署人能否参与费用审批或基本会计程序?

  • 会计职能以外的人员是否也应记录所有收支款项?

 

d.实体保管

 

组织应维护其资产的实物安全,确保只有经过授权的人才能实际或间接地使用货币,证券,不动产和其他有价值的财产。

 

需要具体考虑的问题:

  • 财务所涉及的文件和工具存放在哪里?需要由谁签字授权才能取出?

  • 是否使用密码来防止他人随意访问组织使用的会计软件? 密码应该多久更改一次,由谁更改?

  • 如果涉及现金等其他财物,应存放在哪里? 是否需要到银行进行定期存入?频率是多少?

 

No.3

财务预算及报告

 

财务报表的编制应遵循相应会计准则。

 

a.预算编制

 

财务预算编制是组织根据自身运营目标,科学合理地规划,预计及测算未来成果,现金流量增减变动和财务状况,并以财务会计报告的形式将有关数据系统地加以反映的工作流程。

 

制度文本样例:

  • 组织的年度预算是每年为所有部门编制和批准的。预算由秘书长与运营总监,理事会财务委员会共同编制。预算应在每个财年开始前由理事会批准。且只有在理事会批准的情况下,才能在年内修订预算。

  • 秘书长与运营总监及所有项目官员共同确保年度预算能够准确反映来年的项目和基础设施目标。

  • 业务负责人应使用标准收入确认程序和费用分配程序进行预算编制。

  • 秘书长,运营总监和理事会财务委员至少在财年结束前x天/提交理事会全体成员之前x天向财务委员会提交预算草案。

  • 财务委员会应审查和批准提交的年度预算,并将其提交理事会批准。预算应当包括按月预测的收入和费用,并包括一个描述每月现金流量的图表。

  • 理事会将在财年开始前的最后一次会议上审查和核准预算。

 

需要考虑的问题:

  • 谁负责组织和统筹组织预算的编制,谁需要全程或部分参与?

  • 批准流程有几层?批准的截止时间是什么时候?

  • 在什么情况下可以修改预算,修改的程序是什么?

  • 是否有其他编制预算时的格式要求(如按月/季度编制预算)?

 

b.内部财务报告

 

内部财务报告是根据本组织内部经营管理的需要而编制的会计报表。报表的种类,格式,项目,内容和编制时间可结合内部使用部门和人员的实际需要灵活制定。

 

制度文本样例:

  • 组织每月定期编制财务报告。所有报告最迟在上个月结束后x天内完成。

  • 财务官员负责在每月结束后x天内编制下列年度最新报告:财务状况表,活动表,预算实际比较表和最新现金流量预测。

  • 秘书长,运营总监和理事会财务委员会每月审查财务报告,财务委员会每季度向理事会全体成员提交报告。

  • 秘书长每季度编写一份叙述性报告,概述本组织目前的财务状况,并对预算差异作出解释。

 

需要考虑的问题:

  • 财务报告需要包括哪些子项目(如活动报表,财务状况报表,预算实际比较表,现金流量预测,具体项目报告)?多久创建一次?

  • 由谁编写报告,何时编写?

  • 由谁审核或者分别审核哪些报告(管理层,财务委员会,全体理事会),以及何时/多久审核一次?

  • 秘书长需要向理事会解释什么程度的预算差异?

 

c.审计

 

审计是对资料作出证据搜集及分析,以评估组织财务状况,然后就资料及一般公认准则之间的相关程度作出结论及报告。

 

需要考虑的问题:

  • 需要进行审计吗? 多久进行一次?

  • 每年的审计工作在什么时候完成?

  • 需不需要定期更换审计事务所?多久更换一次?

  • 理事会是否需要有一个审计委员会? 由多少名成员组成,职责是什么?

  • 外部审计事务所由谁负责招聘,监管和联络?

  • 如何向理事会提交审计报告?

  • 如何向公众公开审计报告?

 

d.报税

 

向税务部门申报并办理有关纳税手续。

 

需要考虑的问题:

  • 谁填写税务申报相关的表格?

  • 每年的纳税申报表是什么时候提交?

  • 谁在报税前审查申报表,谁拥有最终批准权?

  • 如何向理事会和公众公开相应信息?

 

e.薪酬调查报告

 

市场薪酬调查结果是组织或个人衡量自身报酬水平外部公平性的重要参考依据,根据薪酬调查报告的结果,组织容易收集到最新最有效的薪酬数据,从而制定自身较为完善的薪酬策略。

 

需要考虑的问题:

  • 该组织是将其薪酬调查报告外包还是内部调查?

  • 薪酬调查频率是什么?季度/年度?

  • 谁负责进行调查分析,谁负责监督这项责任以确保其准确性和及时性?

 

No.4

收入和应收款项

 

a.开票规定

 

制度文本样例:

  • 所有赠款和项目每月开发票,以确保组织有正常,健康的现金流。前一个月的所有最终发票在下一个月的x日前完成。

  • 财务官员收集相关费用文件,准备所有发票,并在每月x日前提交给运营总监批准。

  • 获得批准后,财务官员将发票复印两份,一份邮寄至相应收件者,一份副本被归档在相应文件夹里。

  • 作为每月结账过程的一部分,财务官员审核一份应收帐款账龄报告,并提醒运营总监注意逾期x天以上的发票。

  • 运营总监需对长期未付发票进行跟进工作,任何应收款超过x天和/或超过x元数额的情况都应通知秘书长。

 

需要考虑的问题:

  • 多长时间准备一次发票?谁准备发票,谁批准?

  • 如何保存发票记录?

  • 谁审查未清应收账款,审查频率应为多久一次?

  • 在什么时候开展收集工作,收集旧发票的程序是什么?

 

b.收入确认

 

所有捐款将按照公认会计原则记录。

 

制度文本样例:

  • 运营总监审查所有超过xx数额的收入,并说明如何确认收入(赚取/缴付的,有条件的/无条件,限制的/无限制的)。如果对如何确认某一捐助有疑问或不确定,应与资助方联系,以明确资助意图。

  • 财务官员负责根据运营总监的决定将收入记入总分类账。

 

c.现金收入

 

现金收入是指组织收入中以现金形式实现的部分。

 

需要考虑的问题:

  • 资金一般是如何进入组织的(电汇,转账,现金等等),以及如何处理?

  • 谁来整理和编写收入代码,谁在会计系统中发送收据?

  • 现金或其他收入应存放在哪里?

 

d.存款

 

需要考虑的问题:

  • 每隔多久向银行存入一笔存款? 时间及/或金额标准是什么?

  • 谁准备和审查银行存款单?

  • 谁审查银行收据,如何归档?

 

 

No.5

支出和应付帐款

 

a.工资

 

需要考虑的问题:

  • 组织的支付周期和支付日期是什么?

  • 如果工资发放是外包的,外包给哪家公司,谁负责监督?

  • 如何提交工资计算表及何时提交?

  • 病假和休假时间是谁以及如何批准和记录的?

  • 谁拥有批准薪资变动的总体权力? 是否需要书面批准?

  • 组织员工通过什么程序申请更改当前工资?

  • 谁来审核最终工资发放数字,通过什么形式发放?

b.采购

 

制度文本样例:

  • 任何超过xx额度的单一采购应该进行至少x家供应商参与的投标,最终确认的投标书将由运营总监审查,并得到秘书长的具体批准。

 

需要考虑的问题:

  • 是否需要采购订单?

  • 谁有权批准采购活动?采购是如何批准和记录的?

  • 本组织何时可以使用独立承包商? 谁有权签订合同?谁负责核实?

 

c.发票审批及处理

 

制度文本样例:

  • 所有发票必须经过发生费用的部门负责人的批准。核准的发票将在收到后x天内支付。

  • 发票和账单将由行政人员审查,如有任何未经授权的开支,将立即通知秘书长或运营总监。

  • 发票在付款之前送到相应的部门负责人处以获得授权。如果费用超过xx元,而且没有通过系统核准,则秘书长或运营总监必须先进行核准。

  • 所有已支付发票副本在财务部归档。

 

d.现金支出

 

需要考虑的问题:

  • 需要供应商提供什么样的文件才能支付款项?

  • 谁负责支付款项?

  • 如何保存开支记录?

 

e.零用现金

 

制度文本样例:

  • 行政部门可设置一个零用现金箱,数额不超过xx元。零用现金主要用于购买办公用品,零食,快递费等。

  • 使用现金时,必须在表格中记录。

  • 所有购物的收据都需要保存提交。

  • 当现金不足时,保管人将提交一份由其主管签署的资金申请表,并打印出使用情况表格和所有收据。

 

f.费用报销

 

需要考虑的问题:

  • 员工可报销哪些类型的开支?是否有金额限制?

  • 什么表格用于申请报销,什么时候提交? 如何处理逾期提交?

  • 报销需要保留哪些文件?

  • 谁批准报销申请?

  • 哪些差旅费符合报销条件(哪些类型的费用和用途)?旅费是否有标准报销率(即里程费率,每日津贴费率,最高住宿费率) ?

  • 公司是否有公用信用卡?谁负责管理和跟踪?是否有支出限额?

  • 收据如何收集和编码? 如何保存或归档的?

  • 信用卡对账单是否定期核对,是否由持卡人以外的人核对?

 

g.费用分摊

 

费用分摊是指将各部门,各产品之间的共同费用进行分摊,便于各生产成本的科学计算。

 

需要考虑的问题:

  • 本组织使用的费用分配基础是什么?

  • 谁负责设计和维持成本分摊制度?

  • 制度应以何种形式审核和批准?

  • 通常分配哪些成本费用,如何计算成本,多久分配一次成本?

  • 谁负责创建和管理分配条目,多久进行一次?

 

No.6

资产管理

 

a.现金管理与投资

 

需要考虑的问题:

  • 谁负责管理投资帐户,以及应寻求哪些其他专业意见?

  • 组织的风险容忍度/风险偏好是什么?

  • 组织有哪些投资限制,应该如何进行限制?

  • 银行账户如何管理和监管?

  • 是否需要设计一个数额标准,以便定期将超过数字标准的资金从经营帐户转入有息帐户?谁被授权进行这种转移,有什么批准程序?

 

b.固定资产

 

需要考虑的问题:

  • 本组织的资本化政策是什么(按什么金额和使用年限计算的项目是资本化而不是费用化的) ?

  • 如何保存资本化项目的存货? 谁负责监督?

  • 使用什么折旧统计方法,谁负责维护进度表?

  • 折旧需要多长时间过账一次,由谁负责过账?

  • 处置不再使用资产的程序是什么?

 

c.运营储备金

 

储备金是一种为减轻成本和进度风险而在项目计划中设置的基金。

 

制度文本样例:

  • 本组织的最低业务储备金目标是x个月的平均业务费用。平均每月运营成本的计算包括所有经常性的,可预测的开支,如薪水和福利,办公室,差旅,计划和持续的专业服务。

  • 计算运营储备金金额,每年年度预算批准后,向财务委员会和理事会报告,并列入定期财务报告。

  • 储备金将由无限制业务经费盈余供资。理事会可指定储备金的具体收入来源,如一次性捐赠,特别捐赠等。

  • 如需使用储备金,秘书长应向理事会提出请求,请求将包括资金的使用情况和补充计划。

 

需要考虑的问题:

  • 本组织是否有将储备金维持在一定水平的标准?

  • 储备金是以现金形式保存在单独银行账户或投资基金中,还是与本组织的一般现金和投资账户混在一起?

  • 谁可以授权使用这一储备金,用于何种目的?

  • 如何监测储备金状况,以何等形式向理事会报告?

 

 

原文来源:

https://www.compasspoint.org/sites/default/files/documents/Guide%20to%20Fiscal%20Policies%20and%20%20Procedures.pdf

 

*为保持文章连贯性,编译过程中有删减

 

 

 

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